Kalbant apie strateginių sesijų metodų, technikų, instrumentų pasirinkimą, pradėti siūlau nuo strateginės sesijos proceso. Taip yra dėl to, kad strategijos nustatymo procesas diktuoja mums kokius instrumentus galime naudoti kiekviename proceso žingsnyje ir tai palengvina darbą. Klasikinis vadovėlis sako, kad kurdami strategiją mes turime:
- Išsikelti organizacijos tikslus ir jų kėlimui mes turime visą eilę metodų;
- Įvertinti esamą organizacijos situaciją, būklę ir čia taip pat yra ne vienas puikus metodas;
- Sumodeliuoti strategijas ir strategijų modeliavimui galime pasitelkti tiek pragmatiškesnius būdus, tiek kūrybiškesnius;
- Suderinti strategijas, įvertinti jas pagal prioritetus, ir čia grindžiame savo sprendimus duomenimis ir vertinimais;
- Išsikelti strateginius tikslus, projektus, iniciatyvas, ir nustatyti uždavinius, kurioms taip pat, tinka daugybė metodų;
- Nustatyti veiksmų planus, tai tikriausiai pats paprasčiausias techniškai ir sudėtingiausias žmogiškai etapas;
- Nustatyti kontrolės mechanizmą, kuris dažnai apima susitikimus, rezultatų pristatymą, atsakomybę, projektų šeimininkus.
Strateginių sesijų instrumentai
Na, o kalbant apie pačius instrumentus paminėsiu tuos, kuriuos tikrai būtina žinoti, siekiant kokybiško strateginės sesijos rezultato. Visų pirma – karalius SWOT‘as arba SSGG analizė.
Sakyčiau, kad dažnai SSGG yra nepelnytai nuvertinamas instrumentas ir dar dažniau matau vieną klaidą dirbant su šiuo instrumentu. Tuomet, kai SSGG pildoma visa iš karto, paprastai ir greitai. Iš savo praktikos sakyčiau, kad gerą SSGG pasirengti reikia laiko, tačiau gerai parengta ši dalis yra pats strategijos nustatymo pagrindas. Dėl to SSGG nepildome tiesiogiai, o naudojame kitus du instrumentus, kurie sudaro SSGG. Šie instrumentai – IFE bei EFE matricos, kurios leidžia įvertinti organizacijos vidaus bei išorės aplinką skirtingomis perspektyvomis ir nustatyti prioritetus. Tuomet deriname skirtingas SSGG analizės dalis siekdami išgryninti strategines kryptis.
Pavyzdžiui, ieškome atsakymo kaip panaudoti įmonės vidines stiprybes, kad pasinaudoti išorinėmis galimybėmis, ar kaip pagerinti vidaus trūkumus pasinaudojant išorės galimybėmis, kaip pasinaudoti įmonės stiprybėmis, kad būtų išvengta išorinių grėsmių arba sumažintas jų poveikis ar panašiai. Tokiu būdu gimsta strateginės kryptys, kurios dažnai būna bendrinės, mažai apibrėžtos.
QSPM matrica, SMART, OKR tikslai
Tuomet turime žinoti kas yra QSPM matrica. Ji skirta suderinti strategines kryptis su organizacijos vidaus ir išorės aplinka. Tai kritiškai svarbu siekiant nustatyti kurioje organizacijos dalyje bus galima sukurti didžiausią pokytį ir kuri kryptis yra svarbiausia, o kitos mažiau svarbios.
Be jokios abejonės turime žinoti kad yra SMART, OKR tikslų formavimui, tai yra principai, leidžiantys nustatyti tikslus ir uždavinius. Kiekybiniai kokybiniai rodikliai, jų sudarymo principai, tam, kad galėtume nusistatyti tinkamus tikslus ar iniciatyvinius projektus. Žinoma, šiuo atveju reikia žinoti ir kas yra subalansuota rodiklių sistema, nes būtent ją naudojame formuodami akcininko lūkesčius.
Kodėl instrumentų išmanymas – svarbu?
Tarp visų šių instrumentų nepasimesti padės metodų, kuriuos paminėjau, išmanymas. Kiekvienas jų turi savo praktines subtilybes, tad siekiant kokybiškai moderuoti strateginę sesiją jais būtina pasidomėti. Tiesa pasakius apie kiekvieną jų galima rasti pakankamai daug literatūros, straipsnių, knygų, vadovėlių, įvairių mokomųjų kursų.
Kita vertus, rekomenduoju suderinti teoriją ir praktiką. Tiesiog kiekvieną jų praktikuoti, kad paaiškėtų praktinės subtilybės. Kita vertus, teoriniai modeliai labai gražiai atrodo knygoje ar skaidrėje, tačiau kai juos taikai žmonių bendruomenėje, jie čia pat komplikuojasi. Tad, be praktikos yra neįmanoma ir prieš einant į strateginę sesiją, siūlau kiek pasipraktikuoti ir priprasti prie vieno ar kito instrumento.
Moderatoriaus profesionalumas
Moderatoriaus profesionalumas yra ne tik išmanyti instrumentus, mokėti valdyti auditoriją tačiau ir gebėti perteikti auditorijai, kaip tie instrumentai naudojami. Mano nuomone, supažindinti dalyvius su instrumentu yra tiesiog būtina ir tai moderatoriaus profesionalumo dalis. Aš kartais juokauju sakydamas, kad visi žinome kas yra plaktukas, tačiau ar su tuo plaktuku kalti vinį ar taikyti į kaktą, priklauso nuo kiekvieno mūsų interpretacijos. Šiuo požiūriu, svarbu pasakyti, kad moderatorius nėra svarbiausias asmuo strateginėje sesijoje, svarbiausi yra tos sesijos dalyviai ir jie naudojasi visais instrumentais, kuriuos moderatorius atsineša į sesiją. Tad dalyviai turi žinoti kaip tiksliai tuos instrumentus panaudoti, kad vertinga informacija, kurią valdo skirtingą profesinę kompetenciją turintys žmonės, būtų sutarta ir užrašyta sesijos dokumentuose.
Pasiruošimas iš anksto
Šalia to, norėčiau primygtinai paminėti, kad sesijai reikia pasiruošti iš anksto. Kaip jau žinome, pati sesija turi savo procesą, kuris yra kruopščiai suplanuotas, aptartas ir sudėliotas dar prieš sesiją. Ir taip yra dėl to, kad nuosekliai ir protingai įgyvendintume sesijos tikslus. Taip pat, sumažintume papildomų trikdžių ir nesklandumų tikimybę, pavyzdžiui, kad neužsidiskutuotume kurioje nors vietoje kai tam nėra prasmės, ar nepamirštume įvertinti kažkurios svarbios dalies ir po to negaištume brangaus laiko.
Tačiau, populiariai sakant, gyvenimas yra gyvenimas ir visko nutinka, kartais pačioje sesijoje pasimato, kad vieną instrumentą pakeitus kitu, gausime kokybiškesnį rezultatą arba kartais apskirtai kažkurio instrumento galime atsisakyti, pavyzdžiui vienos ar kitos dalies vidurkio, vertinimo, nes dalyviai puikiai sutaria dėl sprendimų toje dalyje.
Tad apibendrinant galiu sakyti, kad nuo to, kaip moderatorius išmano sesijų instrumentus, taip pat, geba tinkamai įvertinti sesijoje besikuriantį kontekstą ir prisitaikyti prie situacijos, priklauso ir galutinis sesijos rezultatas.
Andrius
Ieškote strateginės sesijos moderatoriaus? Pasikalbėkime!