Reikalingas dokumentas ar tai tik dar vienas šūsnis dokumentų į stalčių?
Strateginių sesijų dokumentavimo svarba kelia daug diskusijų. Kai kurie mano, kad tai nepakeičiamas žingsnis, siekiant užtikrinti rezultatų įgyvendinimą, kiti tai laiko bereikalinga biurokratija. Tačiau mano nuomone, tai vienareikšmiškai svarbu. Ypač dėl to, kad strateginės sesijos dokumentavimas nėra tiesiog interpretacija.
Strateginėje sesijoje, skirtingas žinias, patirtį turintys organizacijos vadovai siekia konsensuso, bendro sutarimo ir visa tai virsta įrašais strategijos dokumentuose. Tad dokumentuoti tuos bendrus sutarimus yra ypač svarbu. Kita vertus, strategines sesijas organizuojame ne per vieną susitikimą. Tai gali būti ir kelių savaičių ar net mėnesių laikotarpis. Tad sudokumentuoti sesijos rezultatą yra ypač svarbu, kad visuomet turėtume mums aktualią informaciją, kuri yra nekeičiama. Tad mano nuomone, strategines sesijas būtina dokumentuoti.
Strateginių sesijų dokumentavimo privalumai
Kalbant apie privalumus, strateginės sesijos įrašus galima naudoti organizuojant komunikaciją ar vidaus dokumentuose. Dažnai, įmonės vadovams dalyvaujant strateginėje sesijoje, darbuotojai domisi kas buvo sutarta, nuspręsta. Tad dokumentavimas suteikia galimybę tiksliai perduoti informaciją savo komandos nariams. Ne per seniausiai buvome susidūrę su atveju, kai strateginėje sesijoje dalyvavo pavaduojantis žmogus ir jam jau po sesijos reikėjo perduoti informaciją, kas buvo išgryninta, sutarta. Šalia to, turėjome atvejų, kai po strateginės sesijos sutarti ir užrašyti dalykai buvo komunikuojami organizacijos darbuotojams renginio metu, tad ir šiuo atveju buvo galima panaudoti jau dokumentuotą medžiagą.
Didžiausias trūkumas yra tas, kad nėra taip paprasta sudokumentuoti strateginės sesijos įrašus. Mano patirtis rodo, kad nepakanka tik bendrinių frazių, keleto žodžių apibūdinimų. Visus įrašus reikia sutikslinti su auditorija, kad tai ką įrašome į dokumentus būtų kuo tiksliau įvardinta, jei reikia keletu sakinių. Taip yra dėl to, kad po kurio laiko, jau po sesijos, visiems suinteresuotiems asmenims būtų aišku, ką konkrečiai buvo norima pasakyti vienu ar kitu įrašu. Ir tai nėra paprasta, tai labai imlu laikui, tačiau būtent dėl to į strategines sesijas mes važiuojame dviese, kad nebūtų praleistas nei vienas sesijoje išsakytas žodis.
Kokie ištekliai yra būtini strateginių sesijų rezultatų įgyvendinimui?
Strateginių sesijų rezultatų įgyvendinimas gali būti itin sudėtingas procesas. Tačiau strategijos įgyvendinime gali kilti įvairių kliūčių ir pirmoji kurią norisi paminėti – komunikacija arba šiuo atveju komunikacijos nebuvimą. Organizacijos veiklos strategiją būtina iškomunikuoti visai organizacijai. Ypač dėl to, kad strategijos nustatyme dažniausiai dalyvauja tik patys pagrindiniai organizacijos vadovai ir akcininkai. Tad šiuo atveju, labai svarbu visai organizacijai iškomunikuoti organizacijos ateities planus, ko ir kaip sieks organizacija, vykdydama savo plėtrą. Savo praktikoje susiduriame su atvejais, kada organizacijos darbuotojams reikia apibrėžtumo, jie aiškiai įvardina vadovams organizacijų tyrimuose, kad jiems svarbu žinoti organizacijos viziją. Tai puikiai parodo, kad neiškomunikuoti strategijos būtų didelė klaida.
Taip pat labai svarbi vadovybės parama. Na, kartais susiduriame su tragikomiškais atvejais, kai susidaro įspūdis, kad organizacijos direktoriui ar savininkui reikalinga strategija, o vadovams ne, ir jie jau strateginės sesijos metu priešinasi tam. Kita vertus, kartais organizacijos vadovams reikalinga strategija, o direktorius nedemonstruoja suinteresuotumo. Tad sakyčiau, kad labai, labai svarbu, kad būtų sutarimas tarp organizacijos akcininko, direktoriaus bei vadovų komandos, kad mums kaip organizacijai to reikia, ir strategai, kurie ne tik strateguoja, tačiau ir tampa strategijos įgyvendintojais turėtų visokeriopą akcininko ar direktoriaus palaikymą.
Šalia to, svarbus ir strategijos įgyvendinimo šeimininkas. Svarbu turėti žmogų, kuris rūpintųsi strategijos įgyvendinimu ir būtų tas vėliavnešys, kuris nuolat sodina visus prie vieno stalo ir siekia įsitikinti, ar viskas vyksta kaip prognozavome, ar su strategijos įgyvendinimu susiję užduotys yra atliekamos ir ar pasiekiame tuos rodiklius, kuriuos esame išsikėlę.
Kokie ištekliai yra būtini strateginių sesijų rezultatų įgyvendinimui
Taip pat svarbu paminėti ir resursų klausimą. Nepakankami resursai yra vienas didžiausių kliuvinių strategijos įgyvendinime. Sukuriant strategijos įgyvendinimo projektus, iniciatyvas, dažniausiai numatome ir preliminarius resursus, kurių reikia, kad būtų pasiektas norimas rezultatas. Tai ir žmonių laikas, kai reikia įgyvendinti funkcijas, ar veiksmus, ir papildomi etatai, jei to reikia, ir finansai, kurie skiriami įsigyti vienus ar kitus dalykus. Ir šiuo atveju, jei tam nebus skiriama pakankamai resursų, savaime suprantama, kad strategija nebus įgyvendinta. Tad pakankami resursai yra kritiškai svarbūs strategijos įgyvendinimui.
Žinoma, vien tik palaikymo, resursų ar šeimininko gali nepakakti sėkmingos strategijos įgyvendinimui ir būtina svarstyti kaip gi galime padidinti asmeninį organizacijos darbuotojų įsipareigojimą. Pirmas dalykas, kurį norisi paminėti, kad naujos strategijos nustatymas dažnai susijęs su pokyčiais, darbo vietos inovacijomis, kažkurių verslo sričių plėtra, sistemų diegimu, o tai susiję ir su besikeičiančiais darbuotojų įpročiais. Tad šiuo atveju, pokyčių valdymas, kaiorganizacijos darbuotojai supranta pokyčio naudą, suvokia, kad tie pokyčiai jiems yra naudingi, kai pati organizacija yra sėkminga, kai jie turi visus reikiamus instrumentus pokyčių metu ir dar užtikrinama, kad pokyčiai būtų tvarūs yra be galo svarbus.
Kaip užtikrinti, kad visi suinteresuotieji būtų įsipareigoję įgyvendinti strateginius tikslus
Vien dalyvavimas pačios strategijos nustatyme didina vadovų įsipareigojimą strategiją įgyvendinti. Tačiau to taip pat gali nepakakti. Po strateginės sesijos reikia inicijuoti reikiamus pokyčius, pareigų pakeitimus, jei tai būtina, funkcijų priskyrimą ar paaukštinimą, jei tai būtina tam, kad strategijos įgyvendinimo komanda turėtų visas reikiamas priemones.
Mes turėjome atvejį, kai vienam organizacijos strategų buvo būtina paaukštinti pareigas, kad užtikrinti strategijos įgyvendinimą, nes tas žmogus tampa strategijos įgyvendinimo šeimininku. Ir tai taip pat susiję ir su kontrolės mechanizmu. Strateginėse sesijose aptariame, koks kontrolės mechanizmas būtų priimtinas, kontroliuojant įgyvendinimą. Vieniems tai ketvirtiniai susitikimai, kai kiekvienas vadovas pristato kas buvo nuveikta ir atlikta. Kiti turi aiškius šeimininkus, kurie valdo strategijos įgyvendinimo projektus ir organizuoja darbus, o atsiskaito direktoriui. Būna labai įvairiai, tačiau visa tai rodo, kad kontrolės mechanizmas privalo būti.
Šalia to, svarbu susieti ir motyvacines strategijas su strategijos įgyvendinimu. Dažnai vadovams priskiriami strategijos įgyvendinimo projektai ar veiksmai, kurie atsiranda vadovo metinių tikslų sąraše, tad šiuo atveju tai tik padidina įsipareigojimą.
Kaip žinoti, kada jau reikia koreguoti strateginius sprendimus?
Šiuo atveju sakyčiau, kad koreguoti reikia tuomet, kai smarkiai pasikeičia vidaus ar išorės veiksniai ir matome, kad esama strategija neatneša to rezultato, kurio mes tikimės. Vis dažniau girdžiu iš organizacijų ką ten 3 metams, pas mus yra labai dinamiška rinka ir tokiam laikui mes tiesiog negalime planuoti, nes viskas keičiasi labai greitai. Ir taip yra dėl to, kad rinka labai dinamiška, projektai keičiasi, konkurencinė kova yra labai agresyvi ir ilgam laikotarpiui strateguoti išties nėra prasminga. Tad šiuo atveju arba strategija yra nustatoma trumpam laikui, arba paliekama laisvės keisti strategiją pasikeitus situacijai.
Andrius
Ieškote strateginės sesijos moderatoriaus? Pasikalbėkime!